Frente a la pandemia de COVID-19, y en particular frente a los efectos del Decreto Ejecutivo 1017, que declaró el estado de excepción por calamidad pública (fuerza mayor) en todo el territorio nacional, resumimos a continuación las disposiciones de carácter extraordinario a tener en cuenta en el ámbito societario:

1. Sobre la presentación de balances

En relación con la obligatoriedad de las compañías sujetas a la vigilancia y control de la Superintendencia de Compañías, de enviar a dicha entidad en el primer cuatrimestre de cada año las copias aprobadas por la junta general ordinaria de accionistas del balance general anual, estado de la cuenta de pérdidas y ganancias, informe del administrador y demás órganos de fiscalización y la nómina de administradores y socios (artículo 20 de la Ley de Compañías), mediante Resolución No. SCVS-INPAI-2020-00002715 del 16 de marzo de 2020, el Superintendente de Compañías dispuso una prórroga de 30 días contados a partir del plazo original para su presentación, es decir hasta el 30 de mayo de 2020.

Luego de dicha prórroga, aplicaría una multa, a criterio del Superintendente, la cual pudiera repetirse hasta que se cumpla con la obligación. La multa en ningún caso pudiera ser mayor de 12 salarios básicos unificados (artículo 457 de la Ley de Compañías).

2. Sobre los plazos y términos administrativos

En la Resolución No. SCVS-INPAI-2020-00002712 del 16 de marzo de 2020, el Superintendente de Compañías suspendió los plazos y términos, entre el 16 de marzo y el 16 de abril de 2020 inclusive, en todos los procesos administrativos, coactivos, tributarios y de prescripción de acciones de cobro, y en general en todo proceso cuya sustanciación sea inherente a la competencias de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros.

La suspensión podrá ser revocada o prorrogada conforme a las disposiciones de las autoridades competentes, en relación con la emergencia sanitaria.

Una vez concluido el plazo de suspensión, se continuará el cómputo de los plazos y términos aplicables.

3. Sobre las juntas de accionistas

Las Juntas Generales Ordinarias de compañías anónimas o limitadas (en las que se aprueban las cuentas del ejercicio anterior y, entre otras cosas, se resuelve sobre el destino de las utilidades), de acuerdo con la Ley de Compañías deben reunirse dentro de los primeros tres meses del año.

Sobre esto surgen varias interrogantes. Hasta el momento, la Superintendencia de Compañías no ha expedido disposiciones específicas en este sentido, por lo que en principio la obligación y necesidad de celebrar las juntas ordinarias dentro del primer trimestre se mantiene, mas no existen repercusiones relevantes si en la práctica se celebran luego de dicho plazo, teniendo en cuenta la extensión de plazo dada para la remisión de la información a la Superintendencia de Compañías y la declaración y pago del impuesto a la renta al SRI, pues dicho impuesto se declara en función de los estados financieros que deben ser aprobados previamente por la junta.

Para la celebración de las juntas generales debe considerarse que si bien el estatuto de cada compañía dispone la forma de convocatoria y celebración de sus sesiones, en lo que aquel no contemple lo suplen la Ley de Compañías y el Reglamento Sobre Juntas Generales de Socios y Accionistas de las Compañías expedido por la Superintendencia de Compañías el 13 de octubre de 2014 (el “Reglamento”).

De acuerdo con la Ley de Compañías, las juntas generales pueden reunirse por vía telemática (teléfono, videoconferencia)1 y los socios también pueden estar representados por un apoderado, mediante una sencilla carta poder. Si las juntas son universales (es decir que participan o están representados todos los socios), no requieren de convocatoria por la prensa ni es obligatorio grabarlas. Para el caso de compañías con un número significativo de socios, que vuelvan impráctica una sesión por videoconferencia, será muy útil gestionar poderes de varios socios en favor de una misma persona, con instrucciones claras sobre el sentido en que ésta debe votar.2

En las circunstancias actuales, recomendamos que las sesiones (por convocarse o ya convocadas) se celebren por la vía telemática, para lo cual quien actúe como secretario levantará el acta respectiva con su firma y la del presidente de la sesión. En el caso de las juntas universales, deberán firmar todos los socios presentes, o sus apoderados, lo que sugerimos sea en principio por la vía de facsímiles firmados (documentos PDF enviados por correo electrónico) y su regularización tan pronto sea viable. Debemos entender que se trata de circunstancias no previstas, extraordinarias, que demandan asimismo soluciones prácticas y creativas que demuestren el afán de los socios y administración de la compañía, de cumplir, en el contexto, sus obligaciones.

1 Existen varias aplicaciones de videoconferencia (Meet, Skype, Teams, etc.). Algunas admiten hasta 250 participantes e incluso permiten grabar la sesión.
2 Tenemos formatos de poder que podemos facilitar, así como de convocatorias con mención a la videoconferencia.

Es probable que en varias compañías la Junta General Ordinaria deba efectuar nombramientos de algunos de sus representantes legales o autoridades. Si bien esas designaciones pueden quedar hechas en la sesión, el cierre temporal de los registros públicos impedirá por el momento registrar tales nombramientos. Ante ello, las actuales autoridades permanecerán en funciones prorrogadas hasta que sea posible la inscripción de las nuevas designaciones. Los actos de los representantes cuyas funciones se prorrogan son perfectamente válidos y obligan a la compañía.