COVID-19 . Notarios deben reanudar actividades

Desde que el decreto ejecutivo 1017 declaró el estado de excepción, de hecho ninguna notaría en Ecuador está prestando servicios, pese que en dicho decreto se instó a las máximas autoridades (de cada función del Estado) a que adopten acciones para implementar teletrabajo.

Los notarios integran la Función Judicial. Pero el órgano rector de esta, el Consejo de la Judicatura, omitió en su Resolución 031-2020 (en la que dispuso la suspensión de la jornada laboral de sus servidores), incluir entre las cuestiones susceptibles de teletrabajo a la notarial.

La suspensión de la actividad notarial se encuentra en contradicción con el art. 5 de la Ley Notarial, que esta establece que “Para el ejercicio de la función notarial son hábiles todos los días y horas del año”.

No justifica la suspensión que el art. 19 de la Ley Notarial diga que es deber de los notarios receptar personalmente la voluntad de quienes lo requieran. Esa actuación personal, con la tecnología hoy disponible, puede hacerse a través de medios telemáticos, tal como lo permite nuestro ordenamiento jurídico, incluyendo la propia Ley Notarial. El motivo es evidente: una actuación personal no solo existe cuando se comparte el mismo espacio físico; también cuando se lo hace por medios de comunicación remotos.

Ejemplos:

1. El Código Orgánico General de Procesos (art. 4) dice que el proceso oral por audiencias “podrá realizarse por videoconferencia u otros medios de comunicación de similar tecnología, cuando la comparecencia personal no sea posible”.
2. La propia Ley Notarial (art. innumerado luego del 43) reconoce que la constitución de compañías –que requiere de escritura pública– se puede hacer de manera electrónica, siempre que los contratantes cumplan con todos los requisitos que exige dicha ley, y que hayan declarado su voluntad expresa de otorgar la escritura de forma electrónica.

En definitiva, para otorgar escrituras públicas la comparecencia telemática sirve no solo para (i) la lectura del instrumento y (ii) la expresión de la voluntad de las partes de suscribirlo, sino también para que, (iii) en presencia (telemática) del notario, las partes efectivamente lo firmen.

Respecto de lo último varias alternativas operativas puede haber para que el notario consolide todos los ejemplares firmados. Damos un ejemplo: que le sean enviados – física o electrónicamente – para que, junto con el firmado por el propio notario, integre un solo instrumento suscrito en varios ejemplares. Evidentemente, el notario tendrá que verificar que cada texto sea igual. Pero en conjunto todos los ejemplares firmados conformarían el “documento matriz” que según el art. 26 de la Ley Notarial “es” la escritura pública. Además, conforme a la Ley de Comercio Electrónico (art. 51), un notario puede otorgar instrumentos públicos a través de firma electrónica.

La actuación notarial es imprescindible para autorizar importantes actos que no pueden esperar en medio de la crisis, y además para autorizar toda escritura pública, instrumento que en ocasiones es exigido por la ley para la validez de ciertos actos. Por ejemplo, para constituir los fideicomisos que van a recibir aportes y donaciones privadas destinados a la adquisición de instrumentos médicos para combatir la pandemia.

Por lo expuesto, instamos al Consejo de la Judicatura a que de manera urgente autorice el reinicio de las actividades de las notarías a través de teletrabajo.

6 de abril de 2020